Văn phòng đại diện là cách thức thuận tiện và thiết thực nhất trong việc hiện diện thương mại tại một nước, đặc biệt là khi các hình thức hiện diện thương mại khác có thể phức tạp và tốn thời gian. Mặc dù vậy, nhược điểm là văn phòng đại diện không tham gia vào bất kỳ hoạt động thu lợi nhuận trực tiếp nào.
Vì vậy, chúng tôi xin chia sẻ với bạn đọc một số thông tin pháp lý cơ bản về việc thành lập văn phòng đại diện theo hình thức Hỏi – Đáp như sau.
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải đáp ứng những yêu cầu gì?
- Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải đáp ứng những yêu cầu gì?
- Thương nhân nước ngoài được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước, vùng lãnh thổ là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc được nước, vùng lãnh thổ nói trên công nhận; Thương nhân nước ngoài đã đi vào hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ có giá trị tương đương còn thời hạn ít nhất 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ;
- Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với các cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không có trụ sở tại quốc gia, vùng lãnh thổ là thành viên của các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia thì Văn phòng đại diện chỉ được thành lập khi có các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ liên quan (sau đây gọi là “Bộ trưởng có liên quan”) chấp thuận việc thành lập Văn phòng đại diện.
Các giấy tờ cần thiết để chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là gì?
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do Bộ Công Thương ban hành và do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của thương nhân nước ngoài (được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);
- Giấy bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
- Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính của năm tài chính gần nhất hoặc tài liệu tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận (dịch sang tiếng Việt và được xác nhận đúng theo quy định của pháp luật Việt Nam);
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân (đối với người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Hồ sơ về địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ (MOU) hoặc các thỏa thuận cho thuê hoặc các tài liệu làm bằng chứng về quyền sử dụng địa điểm làm văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ về địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện đáp ứng các yêu cầu về an ninh, vệ sinh, an toàn lao động và các quy định khác của pháp luật Việt Nam.
Lưu ý: Tất cả các hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đều có chữ ký và đóng dấu của công ty mẹ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài chưa có con dấu thì toàn bộ hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phải thực hiện bao nhiêu bước?
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:
Thời gian hoàn thành từ 7 đến 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời gian hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký Thông báo Mã số thuế của Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài
Thời gian hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
Các trường hợp thương nhân nước ngoài không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam?
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quy định trên;
- Thương nhân nước ngoài kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam trong thời hạn 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam, sức khỏe của nhân dân, hủy hoại tài nguyên, hủy hoại môi trường;
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan cấp giấy phép.
Điều gì cần lưu ý đối với Trưởng văn phòng đại diện?
Trưởng văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm các chức danh sau đây:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của cùng thương nhân nước ngoài hoặc của người khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh doanh được thành lập theo quy định của Pháp luật Việt Nam.
Thông tin về văn phòng đại diện có được công bố trên cổng thông tin điện tử không?
Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cơ quan cấp Giấy phép đăng tải các thông tin sau trên Cổng thông tin điện tử của mình:
- Tên và địa chỉ của văn phòng đại diện;
- Tên hoặc địa chỉ trụ sở chính của thương nhân nước ngoài;
- Thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Số tham chiếu, ngày cấp và thời hạn hiệu lực của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, cơ quan cấp giấy phép;
- Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
Ghi chú.
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện gửi báo cáo của Bộ Công Thương về hoạt động của năm trước qua đường bưu điện đến Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Các thủ tục cần tiến hành sau khi thành lập văn phòng đại diện là gì?
- Hàng năm, Công ty nước ngoài phải xác nhận tiền lương và thu nhập (theo mẫu) cho Trưởng Văn phòng đại diện và người lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho Trưởng Văn phòng đại diện và nhân viên của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế phải lưu lại toàn bộ tờ khai thuế, biên lai nộp thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho Trưởng văn phòng đại diện và nhân viên của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm sau, Văn phòng đại diện phải có văn bản báo cáo tình hình hoạt động trong năm về Sở Công Thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi chép đầy đủ các khoản thu, chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với Trưởng Văn phòng đại diện và các nhân viên của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
